Вернуться к обычному виду

Основные задачи и функции архивного отдела

Основными задачами и функциям архивного отдела являются:

Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в том числе:

• хранение и учет документов, принятых в архивный отдел; представление в установленном порядке учетных данных в Управление государственной архивной службы Самарской области;

• проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности; 

Отдел обеспечивает хранение:

• архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав архивного фонда Самарской области, в том числе образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их создания;

• архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, входящих в состав архивного фонда Самарской области, относящихся к государственной собственности Самарской области при реализации отдельных государственных полномочий администрации муниципального района, которыми она наделена;

• архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в архивный отдел, в том числе личного происхождения;

• документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории муниципального района Волжский;

• печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды архивного отдела;

• учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.

Отдел обеспечивает комплектование документами, имеющимиисторическое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение для муниципального образования, в том числе:

• составление списков организаций - источников комплектования, архивного отдела, утверждаемых Главой муниципального района и согласовываемых с Управлением государственной архивной службы Самарской области; систематическая работа по их уточнению;

• отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в архивный отдел;

• проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в архивном отделе.

Организационно-методическое руководство деятельностью архивов организаций и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций включая:

• проведение проверок состояния делопроизводства и временного хранения документов, в том числе по личному составу;

• ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории муниципального района Волжский;

• рассмотрение и согласование положений об архивах организаций, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источников комплектования отдела и инструкций по делопроизводству;

• рассмотрение и представление в Управление государственной архивной службы Самарской области поступивших от организаций описей дел постоянного хранения;

• рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в архивный отдел в установленном порядке;

• оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;

Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:

• информирование органов местного самоуправления, иных организаций муниципального района о составе и содержании документов архивного отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию;

• организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью;

• исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;

• создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам архивного отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.